Руководство использует служебный транспорт в личных целях в выходные дни, как списывать ГСМ, если путевые листы в выходные не заполняются

Статья 238 ТК РФ. Материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Если руководитель использовал автомобиль в выходной день в личных целях, то включить в расходы по налогу на прибыль израсходованный ГСМ нельзя.

Стоимость ГСМ, использованного в личных целях со служебного автомобиля организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который руководитель обязан возместить (ст. 238 ТК РФ).

Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ. Возмещенную руководством сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Расходы на ГСМ можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль.

Если сотрудник не возместит, израсходованный ГСМ, то данную сумму необходимо отнести за счет чистой прибыли на счет 91, удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В любом другом случае весьма вероятны разногласия с проверяющими органами, свою позицию придется отстаивать в суде.

Для учета расходов на бензин важен факт его расходования на производственные цели, а не дата покупки. Если использование ГСМ в выходной день, было связано с производственной необходимостью, то организация должна это документально подтвердить. Нужно обосновать сам факт деятельности в нерабочее время. Если в организации установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах.

Возникают доходы руководителей в натуральном виде и нужно начислять НДФЛ и страховые взносы. А чтобы определить размер дохода, конечно нужно точно знать, сколько топлива потрачено в выходные. И рыночную стоимость аренды авто также необходимо вычислить