Налог на прибыль

НДС

Налоги

НДФЛ

Налог на имущество юрлиц

Налог на имущество физлиц

Налог на землю

Транспортный налог

Акцизы, НДПИ

Страховые взносы

Отчетность

УСН

Индивидуальные предприниматели

Затраты на производство

Капитал

Основные средства

Нематериальные активы

Денежные средства

Финансовые вложения, кредиты, займы, расчеты

ККТ

Производственные запасы

Учетная политика

Внутренний контроль

ВЭД

Кадровый учет

Финансовые результаты

Понятие и особенности налоговых правонарушений

Понятие и основные формы реализации налогового права

Учет налогоплательщиков. Мониторинг и оперативный налоговый контроль

Понятие налогового контроля, его формы, методы и виды

Понятие и состав органов налогового администрировании

Понятие и особенности норм налогового права

Способы обеспечения исполнения налоговой обязанности

Изучаем налогообложение

Форум ответов

О главном

Вечно нужное

Секретный раздел

Поисковый запрос не может быть менее 4-х символов.


Заметок в базе: 4298
Комментариев: 178

Электронные трудовые книжки

Автор: Методический материал

Дата: 2020-09-02

Переход на главную

Электронные трудовые книжки

Главное изменение 2020 года — электронные трудовые книжки. В течение 2020 года работники должны решить, сохранять им бумажную трудовую или отказаться от нее. По опросам, 70 процентов намерены выбрать первый вариант. Это значит, что с 1 января сведения по работникам придется дублировать — в бумажной и электронной форме. Даже если работники не откажутся от бумаги, электронный формат распространяется на всех. А у компаний появится еще одна обязанность — сдавать сведения из электронной трудовой в ПФР. Первый раз нужно будет отчитаться уже в феврале.

Из других изменений выделим четыре. Первое — для всех годовых отчетов по НДФЛ установили единый срок — 1 марта. В 2020 году это воскресенье, поэтому отчитаться по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ нужно до 2 марта включительно. Второе — новая форма расчета по взносам. Действует она с отчета за I квартал, за год используйте старую форму. Третье — новый МРОТ. Теперь он составляет 12 130 руб. Используйте его при расчете зарплаты, пособий, а также среднего заработка. Четвертое — новые нормативы для расчета пособий. При этом 2020 год последний, когда еще действует зачетный принцип выплаты пособий. Уже сейчас в пилотном проекте по прямой выплате 69 регионов, с июля их будет 77. А с 2021 года во всех регионах выплачивать пособия будет фонд.

Законодатели приняли закон об электронных трудовых книжках. По сравнению с проектом, в окончательном варианте есть изменения. Рассмотрим, что поменяется в вашей работе. Но уже можно однозначно сказать, что работы прибавится.

Что меняется

С 2020 года в России вместо бумажного документа появилась электронная трудовая книжка (федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и № 436-ФЗ). С 2021 года все трудовые книжки по умолчанию надо будет оформлять в электронном виде. Но пока переход на электронные трудовые книжки будет добровольным. Сохранить уже открытую бумажную книжку работник сможет на такой срок, на какой захочет сам. Этот момент специально оговорили в законе. При этом изначально планировалось, что полный отказ от бумажных книжек произойдет к 2027 году. Теперь никакого конкретного срока нет.

Определиться нужно будет в течение 2020 года. Если работник до 31 декабря включительно подаст заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую, работодатель будет вносить записи в привычный документ. Это касается и тех работников, которые впервые трудоустроятся в 2020 году. Ваша обязанность как работодателя — в срок до 30 июня 2020 года включительно письменно проинформировать сотрудников, что они должны написать заявление, если хотят и дальше сохранить бумажный документ. Форма такого уведомления произвольная.

Если сотрудник напишет заявление работодателю об отказе от бумажной трудовой книжки, внесите в нее запись о подаче им такого заявления и выдайте работнику на руки. Если до конца 2020 года работник не напишет никаких заявлений, у него по умолчанию останется бумажная трудовая книжка. А тем, кто впервые трудоустроится в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку не получит вообще, даже если изъявит такое желание. Сведения о стаже такого работника сразу будут формироваться электронно.

Четыре плюса нового документа

Цифровую книжку нельзя потерять. Больше не придется собирать справки от работодателей и ПФР, чтобы подтвердить стаж работы. Все сведения будут в специальной базе.

Не нужно платить за бланк. Работодателю больше не придется покупать бланки, хранить их, выдавать, а затем взимать плату с новых работников.

Станет меньше судебных разбирательств. Работодателю не надо будет судиться с сотрудниками за задержку или невыдачу трудовой книжки. К тому же компания больше не сможет манипулировать сотрудниками с помощью угроз не выдать документы при увольнении.

Штрафов будет меньше. За каждую неверную или неточную запись в трудовой штрафуют инспекторы труда. Цифровая книжка позволит избежать ошибок и опечаток в документе и снизит штрафы при проверке.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет только цифровой. Это не аналог бумажной версии этого документа. То есть вместо трудовой книжки будет электронная запись. Все данные станет аккумулировать ПФР. Работодатели будут отсылать сведения в Пенсионный фонд. Получается, что фактически вести трудовые книжки будет фонд — на основании данных от компании.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

При этом в них не будет, например, сведений о награждениях и поощрениях.

Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале госуслуг, а также через приложение для смартфонов. Сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель — по последнему месту работы либо управление Пенсионного фонда или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ).

Какие новые отчеты придется сдавать

Замена бумажных трудовых книжек на электронные изменит и отчетность работодателей. С 1 января 2020 года у вас появится новая обязанность — ежемесячно представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Именно по ним будут формироваться электронные трудовые книжки.

Новых форм две. Первый отчет вы представляете в Пенсионный фонд, второй выдаете работнику на руки при увольнении. При этом обе формы заполняете на конкретного работника. Бланки форм в целом похожи.

Направлять новые отчеты в ПФР работодатели будут в том же порядке, что и прочую пенсионную отчетность.

Включать в новый отчет нужно не всех работников. Подайте форму, только если произошло одно из следующих событий:

  • компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
  • сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или об отказе от нее.

Включите в отчет только этих работников. Если таких сотрудников в отчетном месяце у вас нет, отчет не формируйте. Если компания впервые сдает сведения на работника, то одновременно сообщите данные о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года.

Сроки сдачи такие. В 2020 году сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц нужно будет представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения вы будете представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения. Если переводили работников, срок тот же — не позднее 15-го числа.

Изменятся и обязанности компании при увольнении работников. Работодатель будет обязан либо распечатать электронные сведения о трудовой деятельности, либо передать их также в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). Если сотрудник сохранит бумажную трудовую книжку, тогда при увольнении он ее и получит со всеми записями. То есть в данном случае ничего не меняется. И в таком же виде сотрудник представит сведения о стаже своему новому работодателю.

Кому заполнять новые отчеты

В большинстве компаний сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ сдают бухгалтеры. Возникает вопрос: новые отчеты также готовить бухгалтерам? Ответить на этот вопрос должен руководитель компании. Он должен принять управленческое решение.

Логичнее поручить новые отчеты кадровикам. Ведь бумажные трудовые книжки ведут именно они. В новом отчете для ПФР нужно заполнить Ф. И. О. работников, их СНИЛС и подробные сведения об их трудовой деятельности. Все эти данные есть у кадровика, но не все данные есть у бухгалтера. В любом случае проинформируйте директора об изменениях. Ваша обязанность — не допустить, чтобы новый отчет остался бесхозным. Если его не сдать, пока компанию только предупредят. Но не исключено, что скоро в статье 5.27 КоАП появятся и штрафы.

Проверьте бумажные трудовые перед переходом на электронный формат

Перед переходом на электронный формат трудовых книжек проверьте, правильно ли они заполнены. Все недочеты, которые найдете, исправьте. Если вовсе не заполняли книжку, внесите записи сейчас.

Что именно проверить в трудовой книжке, смотрите в чек-листе. Прокомментируем, что нужно исправить.

1.Дополните личные сведения. Титульный лист трудовой книжки должен содержать верные сведения о сотруднике. Исправьте фамилию, если работница вышла замуж и сменила ее. Зачеркните старую и рядом впишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки укажите, на основании какого документа внесли правки, поставьте дату, подпись и печать компании. Неверные личные сведения о сотруднике также исправьте в личной карточке.

Если работник получил дополнительное образование, старую запись не зачеркивайте. Просто впишите новые сведения рядом. Вы должны указать все специальности через запятую, которые есть у сотрудника. Если они не помещаются, пусть работник в заявлении укажет, какие специальности внести в трудовую книжку.

2.Исправьте сведения о работе. В разделе «Сведения о работе» ничего зачеркивать нельзя. Если нашли ошибку, укажите, что признаете запись недействительной, а затем впишите верный текст. Например, если обнаружили, что вписали краткое название фирмы, исправьте запись.

Строкой ниже в графе 3 укажите: «Запись о наименовании организации недействительная». Далее укажите полное наименование компании, а в скобках — краткое.

Проверьте, чтобы должности в трудовой были без сокращений. Если нашли неполную запись, исправьте ее. Предположим, вы вместо «менеджер по продажам» вписали «менеджер». Тогда строкой ниже поставьте порядковый номер и текущую дату. В графе 3 напишите так: «Запись за № 20 недействительна. Принят на должность менеджера по продажам». В графе 4 укажите реквизиты приказа о приеме на работу. Что еще проверить в записях о приеме и увольнении, читайте здесь.

3.Внесите пропущенные записи. Чаще всего в трудовой книжке забывают отразить перевод работника на другую должность или в другое подразделение. Пропущенную запись внесите сразу, как обнаружили. После крайней записи поставьте следующий порядковый номер и текущую дату. В самой записи о переводе укажите дату перевода.

Запись может быть, например, такой: «Переведен с 01.10.2019 на должность главного бухгалтера». В графе 4 укажите реквизиты приказа о переводе.

Работу по совместительству отражать в трудовой книжке необязательно (ст. 66 ТК). Сделайте запись, если этого хочет работник. Запись о внешнем совместительстве внесите на основании приказа, который должен принести совместитель со второго места работы.

Поменяйте кадровые документы

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы «Прием на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности». Формулировки возьмите из новой статьи 66.1 ТК.

Какие документы требовать у новичков. У сотрудников, которых будете нанимать в 2020 году, принимайте бумажные трудовые книжки. Тем, кто впервые устроится на работу, заведите трудовую по старым правилам.

Сотрудникам, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2021 года впервые, бумажные трудовые книжки не заводите. У них будет только электронный трудовой стаж. Остальные сотрудники при приеме предъявят трудовую на бумаге, если захотели ее оставить, или сведения о трудовой деятельности, если от книжки на бумаге отказались.

Как выдавать сведения при увольнении. Сотрудники с бумажной трудовой книжкой по-прежнему будут получать ее при увольнении. Кроме того, все работники смогут запросить сведения о трудовой деятельности не только в бумажном, но и в электронном виде.

У сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление на электронную почту. А вы должны ответить на электронный запрос не позднее трех рабочих дней. Также выдать сведения нужно в день увольнения. Предоставляйте работнику сведения только о работе в вашей компании. Информацию о трудовой деятельности в других компаниях сотрудник сможет получить в МФЦ, на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР.

Что отвечать на вопросы сотрудников по новой трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого подайте письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Как работодатель будет направлять сведения о моей трудовой деятельности в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР. С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц компания будет направлять в ПФР — не позднее 15-го числа месяца, в котором вас приняли на работу, перевели или уволили. А с 1 января 2021 года сведения о приеме на работу или увольнении компания будет представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки, например, для визы или для кредита?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда — pfrf.ru и на сайте портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также на бумаге:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны. Но в электронной не будет сведений о поощрениях и награждениях.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

 

Смотрите также по теме:


Переход к следующему ответу

Просмотров: 99

Оцените заметку:  1 2 3 4 5

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий:

Введите сумму чисел с картинки




Налоги

Право

Финансовый анализ

Аудит

Страховые организации

Банки и кредитные организации

МСФО

Бухгалтерский учет

2021-01

2020-12

2020-11

2020-10

2020-09

2020-08

2020-07

2020-06

2020-05

2020-04

2020-03

2020-02

2019-11

2019-09

2019-08

2019-07

2019-06

2019-05

2019-02

2019-01

2018-12

2018-11

2018-10

2018-09

2018-08

2018-07

2018-06

2018-05

2018-04

2018-03

2018-02

2018-01

2017-12

2017-11

2017-10

2017-09

2017-08

2017-07

2017-06

2017-05