Служебная командировка| Первичные документы по командировке

Командировка работника тесно связана с оформлением ряда документов, без которых организация не вправе учесть командировочные расходы как для целей бухгалтерского учета, так и для налогообложения. Поэтому темой нашей статьи будет командировочный документооборот.

Требование о документальном подтверждении любой хозяйственной операции, совершаемой организацией, установлено на законодательном уровне, оно содержится в Законе о бухгалтерском учете. При этом правила основного нормативного акта бухгалтерского законодательства предоставляют право организациям, за исключением организаций государственного сектора, с 1 января 2013 г. использовать для этих целей как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы. Причем самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться в качестве первичных лишь при наличии в них обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Организации государственного сектора применяют с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, установленных в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Документального подтверждения расходов налогоплательщика требуют и нормы ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). Причем, как следует из ст. 313 НК РФ, подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Так как в налоговом законодательстве самостоятельное понятие первичного учетного документа отсутствует, в силу ст. 11 НК РФ налогоплательщик для этих целей пользуется аналогичным понятием, содержащимся в бухгалтерском законодательстве.

Следовательно, подтверждением данных налогового учета выступают именно первичные бухгалтерские документы. Кстати, аналогичные разъяснения по этому поводу содержатся в Письме УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. N 20-12/124747.

Так как при направлении работника в командировку организации государственного сектора обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов и самостоятельно разработанные формы документов по учету командировочных расходов рассмотреть не представляется возможным, рассмотрим документальное оформление командировки на основе унифицированных форм.

Унифицированные формы первичных документов, оформляемых при командировках работников, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). В состав командировочной документации входят следующие формы:

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

N Т-10 "Командировочное удостоверение";

N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Эти документы оформляются в определенной последовательности.

Во-первых, отметим, что решение о направление работника в командировку принимается на основании документов, обосновывающих ее необходимость. Чаще всего в качестве таковых выступают документы управленческого учета компании, например, докладная или служебная записка руководителя структурного подразделения фирмы, в котором возникает необходимость командирования сотрудника с целью решения каких-либо производственных вопросов. Кроме того, таким документом может быть письменный вызов сторонней организации и так далее.

На основании этой документации оформляется служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Причем заполняется только первая часть формы N Т-10а, вторая часть документа заполняется уже после возвращения работника из поездки.

В задании указываются фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку, структурное подразделение, где он трудится, его профессия или должность, место командировки, даты начала и окончания поездки, а также количество календарных дней командировки. Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Служебное задание утверждается руководителем фирмы или иным лицом, уполномоченным на то руководителем, и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Если в командировку направляется один сотрудник, то используется форма N Т-9 приказа, в том случае, если речь идет о групповой поездке, используется форма N Т-9а.

Заполняется приказ (распоряжение) работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица, а также цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.

В небольших организациях приказы на командировку издаются обычно в одном экземпляре, в фирмах, имеющих разветвленную структуру, - в том количестве, которое необходимо организации.

На основании приказа (распоряжения) выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10. Оно выдается на руки командируемому лицу и находится у него в течение всего срока командировки. Форма N Т-10 подтверждает фактическое время пребывания командированного сотрудника в служебной поездке.

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника, заверяемые подписью ответственного должностного лица и печатью.

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: