Служебная командировка| Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении как экономическое подтверждение

Любая командировка работника требует от работодателя заполнения документов, являющихся неотъемлемой частью командировочного документооборота. Одним из таких документов является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Об особенностях заполнения данного документа мы и поговорим в настоящей статье.

Прежде всего отметим, что служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении является одним из видов первичных документов, заполняемых при командировках сотрудников, поэтому порядку его заполнения следует уделить особое внимание, ведь качество заполнения любого первичного документа может привести к весьма негативным последствиям в дальнейшем. Отсутствие любого обязательного реквизита первичного документа может поставить под сомнение как доходы фирмы, так и ее расходы. Так как служебное задание заполняется при командировках работников, то дефекты в его заполнении, выявленные при проверке, могут привести к тому, что проверяющие органы "снимут" командировочные расходы компании, что, в свою очередь, приведет к финансовым потерям в виде доначисления налогов и сумм штрафных санкций.

Имейте в виду, что с таким подходом к заполнению любой "первички" соглашается большинство судов, на что указывает, например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 августа 2009 г. N Ф04-4977/2009(12934-А03-14) по делу N А03-8213/2007.

Следует сказать, что сегодня необходимость оформления служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении прямо предусмотрена Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 (далее - Постановление N 749). Пунктом 6 Постановления N 749 отмечено, что цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. В п. 26 Постановления N 749 сказано, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней в том числе отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Следовательно, без утвержденного служебного задания и отчета о его выполнении организация не сможет подтвердить обоснованность командировки работника и, как следствие, признать свои затраты на поездку сотрудника командировочными расходами.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, в том числе формы командировочных документов, утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. На это указывает ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Учитывая изложенное, можно сделать вывод о том, что организации государственного сектора служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении обязаны оформлять по форме N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Остальные организации могут использовать при оформлении командировки как форму N Т-10а, так и самостоятельно разработанную форму при условии, что выбранная форма документа утверждена в качестве первичного в учетной политике организации. При этом самостоятельно разработанная форма служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении может использоваться в качестве первичного документа лишь при наличии в нем обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Учитывая то, что организации государственного сектора при направлении работника в командировку обязаны оформлять форму N Т-10а и самостоятельно разработанную форму служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении рассмотреть не представляется возможным, рассмотрим оформление указанного документа на основе Постановления N 1.

Как следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением N 1, форма N Т-10а оформляется в два этапа: на первом этапе заполнение производится руководителем структурного подразделения, направляющего сотрудника в поездку, а на втором - самим командированным сотрудником, который по возвращении из командировки вносит в форму N Т-10а информацию о выполнении служебного поручения.

Руководитель структурного подразделения компании, в котором возникла необходимость командирования, в "шапочной" части формы N Т-10а указывает: наименование организации, фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника и его табельный номер (при отсутствии такового соответствующее поле формы прочеркивается).

В табличной части формы N Т-10 руководителем указываются:

- наименование структурной единицы компании, которая направляет работника в служебную поездку;

- должность (специальность, профессия) командированного лица;

- место назначения (страна, город, наименование принимающей организации);

- даты начала и окончания командировки;

- сроки командировки (в календарных днях). Причем указываются как общий срок (с учетом времени нахождения в пути), так и срок фактического пребывания на территории принимающей организации;

- организация-плательщик, под которой понимается источник покрытия командировочных расходов;

- основание принятого решения о служебной командировке. Это могут быть служебная записка руководителя структурного подразделения, договор с организацией, куда работник направляется, график производства работ и т.д.;

- содержание задания (цель) - суть поручения работодателя командируемому работнику.

После заполнения всех граф формы N Т-10а (кроме графы "Краткий отчет о выполнении задания") руководитель структурного подразделения подписывает данный документ и подает его на утверждение руководителю компании. Служебное задание, утвержденное руководителем организации, передается в кадровую службу и служит основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки командированный сотрудник, как уже говорилось выше, обязан представить работодателю отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем своего структурного подразделения, в письменной форме. Таковы требования п. 26 Постановления N 749. Письменный отчет оформляется посредством заполнения графы 12 формы N Т-10а "Краткий отчет о выполнении задания", он визируется руководителем структурного подразделения, направлявшего работника в служебную поездку.

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: