Компьютерные информационные технологии в архивном деле

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов.

Она представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, книги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путеводителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (последний в еще не запущенной в эксплуатацию версии).

С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета — Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.

Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:

1) использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

2) создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

3) создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Достоинством системы является поддержание архивного хранения как в традиционной, так и в электронной форме.

Для использования системы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат реквизиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по описи), «номер сдаточной описи», «подпись списавшего». Для хранения документов в электронном архиве служат следующие реквизиты: «дата архивации», «режим архивации», «комментарий к архиву».

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: