Понятие «унифицированные системы документации». УСОРД. Унификация текста как средство его совершенствования. Типы унифицированных текстов. Альбом и Табель унифицированных форм документов

Автор: Методический материал

Дата: 2019-08-08

Переход на главную

Понятие «унифицированные системы документации». УСОРД. Унификация текста как средство его совершенствования. Типы унифицированных текстов. Альбом и Табель унифицированных форм документов

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

По уровням управления, для ко­торых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обя­зательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов органи­зации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частности, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким образом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность про­пуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст.

Существует 3 типа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую функцию.

В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета – форма представления текста, в котором даётся характеристика одного объекта по определённым признакам (автобиография).

Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица– форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определённому набору признаков. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Диаграмма(от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин.

Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку.

График(от греч. graphikos - начертанный) - геометрическое представление фактических данных исследования, графическое отображение данных.

Типовой текст- текст стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа (т.е. типовой текст- образец). Способ создания документов по образцу стереотипу называется типизацией документов.

Гипертекст- это расширение традиционного понятия текста, путем введения нелинейного текста, в котором между выделенными фрагментами текста устанавливаются перекрестные ссылки и правила перехода от одного фрагмента к другому.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. 

Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых идостаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией.

Он содержит характеристику каждого документа, егоюридического статуса и этапов документирования.

Табель является способомнормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации.

Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5).

Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:

назначение документа, информация, которую он должен нести;

оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требованийГОСТ 6-30-2003);

унифицированный текст документа.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Просмотров: 680

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: