Должностная инструкция секретаря руководителя

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности приказом директора.
1.4. Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, назначенный директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.
1.5. В своей деятельности секретарь руководствуется:
·   действующими законодательными актами РФ,
·   Уставом организации,
·   Правилами внутреннего распорядка,
·   приказами директора,
·   нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства;
·   настоящей Должностной инструкцией.
1.6. Секретарь руководителя должен знать:
·   постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
·   структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
·   организацию делопроизводства;
·   методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись;
·   правила пользования приемно-переговорными устройствами;
·   стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
·   правила составления деловых писем с использованием типовых форм;
·   основы этики и эстетики;
·   правила делового общения;
·   основы организации труда и управления;
·   правила эксплуатации вычислительной техники;
·   основы административного права и законодательства о труде;
·   правила внутреннего трудового распорядка;
·   правила и нормы охраны труда.

II. Должностные обязанности.

2.1. Секретарь руководителя:
1   Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2   Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3   Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4   Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
5   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6   Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
7   Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и тому подобное), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8   По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Копирует документы на копировальном аппарате.
9   Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10   Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11   Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12   Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
13   Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
14   Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15   Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16   Осуществляет:
·   Контроль за использованием мебели, компьютерной, копировальной техники и ее ремонтом.
·   Проведение регулярных инвентаризаций имущества офиса 1 раз в год.
·   Обеспечение канцелярскими товарами всех сотрудников организации и учет их использования.
·   Текущее взаимодействие с арендатором офисных помещений.
·   Оплату за использование услуг телефонной мобильной связи.

III. Права.

3.1. Секретарь руководителя имеет право:
1   Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
2   Вносить предложения на рассмотрение руководителю организации по улучшению условий труда, совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3   В пределах своей компетенции сообщать руководителю организации о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4   Запрашивать лично или по поручению руководства и иных специалистов от подразделений организации информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5   Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда и так далее).

IV. Ответственность.

4.1. Секретарь руководителя несет ответственность:
1   За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2   За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3   За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4   За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
5   За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями офиса организации.
6   За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
7   За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и другой документации (информации).

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: