Ускорение процесса внедрения рекомендаций внутреннего аудита

Внедрение рекомендаций департамента внутреннего аудита в жизнь подводит черту под любым аудитом и предваряет следующий: проверку факта и степени устранения выявленных недостатков. Для внутренних аудиторов успешность внедрения рекомендаций тождественна успешности их работы в компании и отражает те положительные изменения, которые могли бы не произойти, не обрати внутренние аудиторы внимание на их необходимость. Кроме того, наличие данного этапа является одним из признаков, отличающих внутренний аудит от иных видов проверочной деятельности.

Многие компании включают в КПЭ внутреннего аудита показатели, отражающие эффект от внедрения рекомендаций, тем более что сохранение и повышение стоимости организации является миссией нашей профессии.

Такие события как завершение самой аудиторской проверки, факт внедрения рекомендаций внутреннего аудита, оценка реального эффекта от внедрения и отражение результатов в качестве КПЭ могут быть очень сильно разнесены во времени. Безусловно, на это могут быть и объективные причины. Но если есть возможность сделать данные события хронологически близкими, то восприятие значения и оценка внутреннего аудита могут существенно повыситься.

Для того чтобы процесс внедрения шел как можно быстрее, важно учитывать два фактора:

1. Корректность предлагаемых рекомендаций.

2. Наличие и достаточность контрольных механизмов (мониторинга) внедрения плана мероприятий.

Иначе говоря, это постановка задачи и контроль ее выполнения. Ниже рассмотрим особенности этих

факторов подробнее.

Сложности разработки рекомендаций и способы их преодолений

Говорят, что качественное планирование и подготовка – это половина успеха реализации проекта. С другой стороны, ошибки на стадии планирования могут свести на нет все последующие усилия. Разберем основные проблемы, которые могут возникнуть на пути будущей реализации плана корректирующих мероприятий. Такие проблемы могут быть объективными (п.1) и субъективными (п. 2-4).

1. Бесперспективность предлагаемых рекомендаций

Зачастую менеджмент соглашается с фактом и оценкой выявленного недостатка, но активно или пассивно

противодействуют предлагаемым корректирующим мероприятиям.

Разрабатывая рекомендации, внутренние аудиторы должны оценить следующие факторы:

1) Стоимость их внедрения. Стоит учитывать не только прямые финансовые расходы, но также и время необходимое на внедрение и отладку новых процедур, включая обучение вовлеченного персонала новым технологиям.

Вестник СРО ААС №21 от 30.11.2021

2) “Стоимость” их игнорирования. В ходе аудиторской проверки могут быть идентифицированы как риски негативных событий, так и уже произошедшие факты негативных событий. И то, и другое требует оценки в качестве обоснования существенности проблемы и необходимости ее решения. Такую оценку желательно провести в денежном выражении.

В случае если стоимость (1) будет превышать стоимость (2), аудитору стоит задуматься об изменении рекомендации.

3) Конкретность формулировки рекомендации. Рекомендация должна быть понятна ее исполнителю (менеджменту). В ходе обсуждения результатов аудита руководителю проверки следует удостовериться, что подход к реализации рекомендаций понятен представителям проверяемого подразделения. В идеале формат рекомендаций должен быть аналогичен формату будущего плана мероприятий по устранению выявленных недостатков. Соответственно, он должен содержать предложения по следующим вопросам:

• содержание мероприятий (что необходимо сделать)

• ответственный за мероприятия (кто должен их осуществить)

• сроки реализации мероприятий (когда их необходимо осуществить).

Отсутствие ответов на хотя бы один из указанных вопросов чаще всего приводит к отсутствию каких-либо корректирующих действий вообще или к некачественной их реализации. Например, можно отметить следующие негативные ситуации, связанные с внедрением:

• Фактические сроки могут быть избыточными, что приведет к снижению эффекта от внедрения.

• Фактические сроки могут быть недостаточными, что потребует корректировки планов и переоценки требуемых ресурсов.

• Задание может быть поручено исполнителю с недостаточной квалификацией, уровнем ответственности или полномочий.

• Задание некорректно интерпретировано исполнителем.

4) Нацеленность на устранение прежде всего причины, а не последствия. Конечно, если, например, аудитор выявляет ошибку в финансовой отчетности, он должен рекомендовать ее исправить. Однако, если он не установит причину, приведшую к ее появлению, и не обратит внимание менеджмента на необходимость устранения этой причины, ошибка может повториться и в будущем. Это безусловно уменьшает ценность работы внутреннего аудита.

Внутреннему аудитору необходимо разъяснить менеджменту его право предложить альтернативное мероприятие. Вполне возможно, оно будет более эффективным, поскольку предлагается специалистами в конкретной области, и его претворение в жизнь пройдет легче. В этом случае аудитор должен оценить его перспективность по вышеуказанным критериям.

2. Незаинтересованность менеджмента в реализации рекомендаций

1) Психологический аспект. Любое изменение – это выход из зоны комфорта для менеджмента. Однако внутреннему аудитору нужно объяснить, что это единственный способ обеспечить дальнейшее развитие. Ключевые показатели эффективности структурных подразделений компании должны включать так называемые показатели развития, планку которых необходимо возможности совершения мошеннических и иных неэтичных действий. Хорошей практикой для борьбы с причиной такого противодействия будет установление ответственности за невыполнение плана устранения корректирующих действий и саботирования взаимодействия с внутренним аудитом: например, в виде понижающего коэффициента к переменной части заработной платы. Соответствующий пункт должен быть прописан в корпоративном положении о премировании.

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: