Нужно ли для подтверждения расходов в целях налога на прибыль сохранять чек АЗС? Облагается ли НДФЛ сумма оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого работником, если тот потерял чек?

Автор: Методический материал

Дата: 2020-06-17

Переход на главную

Вопрос по входящему НДС

Нужно ли сотрудникам использующим топливные карты, предоставлять терминальные чеки в бухгалтерию?
При условии, что предприятие оплачивает ГСМ поставщику по безналичному расчету и в порядке предоплаты.
По окончании месяца поставщик предоставляет накладную, счет-фактуру и подробный топливный отчет в котором прописываются все операции по карте, их номер, дата, место реализации, стоимость, количество заправленного топлива.
На самих чеках, помимо фискальной информации, отражено только количество залитого в топливный бак ГСМ.

Ответ:
Хотя в отсутствие чеков у Вас имеются альтернативные документы, подтверждающие заправку по топливным картам (поставщик предоставляет накладную, счет-фактуру и подробный топливный отчет в котором прописываются все операции по карте, их номер, дата, место реализации, стоимость, количество заправленного топлива), исключить претензии налоговых органов к расходам, а особенно к НДФЛ потерявшим чеки водителей с учётом письма ниже нельзя. Поэтому настоятельно рекомендуется сохранять и представлять терминальные чеки в бухгалтерию.

Вопрос: АО приобретает топливо для нужд своей деятельности по топливным картам. По итогам месяца поставщик предоставляет покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. На АЗС работник получает чек при заправке автомобиля топливом. Однако некоторые чеки работники теряют.
Нужно ли для подтверждения расходов в целях налога на прибыль сохранять чек АЗС? Облагается ли НДФЛ сумма оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого работником, если тот потерял чек?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 14 мая 2018 г. N 03-03-06/1/31933
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение от 19.03.2018 и сообщает следующее.
Согласно положениям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщики в целях налогообложения налогом на прибыль организаций уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.
Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом следует отметить, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер.
По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками, сообщаем.
При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг).
В целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов.
При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется.