Расходы на оплату услуг сотовой связи

Статьей 2 Федерального закона от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи" установлено, что электросвязью являются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков либо сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. Следовательно, расходы на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены в состав расходов по оплате услуг связи.

Указанные расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, и их размер должен быть экономически обоснован. Эти расходы также должны подтверждаться соответствующими документами об их оплате (письмо Минфина России от 28 июня 2005 г. N 03-11-05/4).

К таким документам могут быть отнесены: счет телефонной станции, расшифровка оператора с указанием номеров телефонов, с которых велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом. Однако требование налоговыми органами отчета о содержании переговоров является неправомерным. Для обоснования экономической обоснованности переговоров организация должна быть готова подтвердить, что телефонные номера, указанные в детализированных отчетах, принадлежат организациям-контрагентам. Это можно сделать на основании договоров, накладных, счетов-фактур, доверенностей, информационных писем и т.п.

Любые расходы, отражаемые в налоговой базе при упрощенной системе, должны быть подтверждены документами (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы на оплату мобильной связи не исключение. Для их учета понадобятся:

- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;

- договор с оператором на оказание услуг связи;

- детализированные счета оператора связи.

Именно эти документы упоминаются в письмах Минфина России от 19 января 2009 г. N 03-03-07/2 и УФНС России по г. Москве от 5 октября 2010 г. N 16-15/104055@.

Договор с оператором вы оформите при покупке сим-карты. Очень важно, чтобы договор был заключен именно с организацией, а не с ее сотрудником. Иначе вы не сможете учитывать расходы на оплату мобильной связи.

Отражать в расходах можно только плату за рабочие звонки. Стоимость личных разговоров в расходах признавать нельзя. Производственный характер разговоров подтвердят детализированные счета. Обычно они предоставляются оператором связи по запросу. Счета содержат все номера, с которыми соединялся абонент в течение расчетного периода, коды городов (стран), дату и время каждого разговора, его продолжительность и стоимость. Отметим, за расшифровку может взиматься отдельная плата. Однако вы без труда сможете обосновать данный расход. Ведь детализированные счета требуются для включения затрат на мобильную связь в расходы. Поэтому плату за произведенную оператором связи расшифровку можно отнести на расходы (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Для учета расходов на оплату мобильной связи также придется подготовить приказ руководителя. В нем следует указать список работников, которым ввиду должностных обязанностей необходима мобильная связь. Кроме того, в нем целесообразно отразить и телефонные номера, закрепленные за сотрудниками.

Отметим, что Налоговый кодекс на самом деле не требует подтверждать производственный характер каждого телефонного звонка. А значит, для учета расходов на оплату мобильной связи достаточно договора, заключенного с оператором связи, обычных счетов и документов, свидетельствующих об их оплате. Однако без детализированных счетов налоговые органы раньше любили задавать вопросы об обоснованности расходов. В то время как судьи в большинстве своем считают, что расшифровка звонков необязательна, и, как правило, принимают решения в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа от 6 августа 2009 г. N КА-А40/7416-09 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 7 июня 2011 г. N 09АП-10978/2011-АК).

Покупать рабочий мобильный телефон необязательно, работники могут пользоваться выданными сим-картами, используя личные аппараты. Однако если вы решите приобрести аппарат, его стоимость можно будет учесть в расходах. Скорее всего, покупка окажется дешевле 100 000 руб. А значит, сам телефон нужно будет отнести к неамортизируемому имуществу и его стоимость включить в материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Обычно при оформлении сим-карты требуется заплатить определенную сумму. Если это плата за подключение, ее можно включить в расходы на оплату телефонной связи сразу после перечисления (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Другое дело, когда при заключении договора вы вносите авансовый платеж, который полностью поступает на счет абонента. Тогда плата за подключение будет равна нулю, а перечисленная сумма, оказавшаяся на лицевом счете, признается авансом. В налоговом учете выданные авансы не отражаются. Поэтому вы сможете списать ее на расходы только после того, как услуги связи будут оказаны (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Смотрите также по теме: