Расходы на командировки при УСН

Состав командировочных расходов, которые можно учесть при расчете налога по УСН, установлен подпунктом 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Формулировка этого подпункта полностью повторяет текст подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, состав командировочных расходов, учитываемых при упрощенной системе налогообложения и при расчете налога на прибыль, один и тот же. В него включаются:

- проезд к месту командировки и обратно;

- наем жилого помещения и оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах;

- суточные;

- оформление виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда и тому подобные платежи.

Размеры суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н.

Перечень и размер этих расходов налоговым законодательством не ограничены. Главное, чтобы они были документально подтверждены и экономически обоснованны.

То есть командировочные расходы отражаются в налоговом учете компаний на "упрощенке" в том же порядке, что и у плательщиков налога на прибыль, а датой их признания будет являться дата утверждения авансового отчета.

Однако в отличие от плательщиков налога на прибыль фирмы, которые применяют УСН, все расходы должны учитывать кассовым методом, то есть в момент их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому на дату утверждения авансового отчета "упрощенцы" смогут учесть лишь расходы, оплаченные из аванса, который был выдан работнику перед командировкой. Если же работник, находясь в командировке, допустил перерасход, та часть расходов, которая приходится на этот перерасход, учитывается на дату его возмещения работнику.

Денежные компенсации работнику за наем жилого помещения во время командировки, которые не были документально подтверждены, нельзя включать в расходы, учитываемые при исчислении единого налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (письмо Минфина РФ от 12 сентября 2006 г. N 03-11-04/2/190).

На дату выдачи работнику аванса у компании, применяющей УСН, расхода не возникает. Соответственно, если командированный работник не использовал часть аванса и вернул его в кассу организации, эта сумма не будет являться налогооблагаемым доходом.

Суточные учитываются в расходах для целей налогообложения в полном объеме. Главное, чтобы их размер был утвержден каким-нибудь внутренним нормативным документом фирмы. Для подтверждения этих расходов необходимо должным образом оформить документы. Стоит учесть и то, что для целей исчисления НДФЛ суточные все еще нормируются: суммы, которые превышают установленный Налоговым кодексом лимит (для командировок по России - 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок - 2 500 руб.), должны облагаться НДФЛ.

для авиабилетов - распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон, подтверждающий перелет по этому маршруту. Если авиабилет выписан на иностранном языке, нужно сделать еще и перевод необходимых реквизитов, позволяющих идентифицировать этот авиабилет и подтвердить его стоимость: Ф.И.О. пассажира, направления, номера рейса, даты вылета, стоимости билета. Этот перевод компания может сделать самостоятельно, без привлечения профессионального переводчика (письма Минфина России от 5 февраля 2010 г. N 03-03-07/4, от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168).

Законом предусмотрено, что расходы на проезд также включают сбор за обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плату за оформление проездных документов и выдачу постельных принадлежностей в поездах, поэтому они полностью учитываются для целей налогообложения (п. 12 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. N 03-03-06/4/51).

Другие сервисные сборы также могут быть учтены для целей налогообложения, но только если они включены в стоимость билетов (письма Минфина России от 21 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/823, от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93).

Если у командированного работника была необходимость воспользоваться услугами такси, то их стоимость также можно учесть в расходах (письма Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/2/82, от 27 августа 2009 г. N 03-03-06/2/162).

Расходы по найму жилья при проживании в гостинице могут подтверждаться бланками строгой отчетности (БСО), которые гостиницы имеют право разрабатывать самостоятельно. Главное, чтобы такой БСО содержал все необходимые реквизиты (п. 3 Порядка, утв. Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359; письмо Минфина России от 16 октября 2009 г. N 03-03-06/1/666):

а) наименование документа, шестизначный номер и серию;

б) наименование и организационно-правовую форму - для организации; фамилию, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дату осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

В случае отсутствия БСО расходы на проживание подтверждаются чеками ККТ и документами, где указано, что оплата была произведена именно за услуги по проживанию (например, счетом или счетом-фактурой).

Если организация или предприниматель, применяющие "упрощенку", поручили купить билеты и забронировать номера в гостинице сторонней организации, то, помимо суточных расходов на проезд и проживание, они оплачивают услуги посредника. По мнению чиновников, расходы на посреднические услуги при расчете налога по УСН не учитываются, так как они не упомянуты в статье 346.16 Налогового кодекса РФ (см., например, письмо Минфина России от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/2/33).

Однако в другом своем письме чиновники пришли к противоположному выводу. Сотрудник, находясь в командировке, вынужден был сдать билеты на самолет или поезд, поскольку дата возвращения была перенесена. Часть же суммы за билет при возврате была удержана агентством. Если чиновники сочтут перенос даты вылета обоснованным, то указанные расходы можно включить в затраты организации на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Причем даже в том случае, если не будет возможности сдать обратный билет (письмо Минфина России от 14 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/338). То есть главное - наличие в отчете о командировке четкого обоснования переноса даты вылета. Скажем, форс-мажорные обстоятельства или затянувшиеся переговоры. В этом случае расходы, связанные со сдачей обратного билета, вы сможете учесть при расчете единого налога.

Особо хочется остановиться на некоторых аспектах, связанных с командировками. Во-первых, имеет значение, куда направляется в командировку сотрудник. Командированному оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. При этом уточнено: если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. Так сказано в пункте 12 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки". То есть согласно указанному документу под местом командировки понимается именно населенный пункт, в который командирован сотрудник. К такому же выводу пришел и ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 10 февраля 2004 г. N А66-6196-03. Поэтому судьи отказали учесть в составе расходов затраты по проезду в метро от вокзала к зданию организации, куда были командированы сотрудники, расположенному в этом же городе. Судьи рассуждали так. Местом назначения командированного признается город Москва. Поэтому ни о каком возмещении расходов по проезду сотрудников в метро говорить не приходится. Такие расходы включаются в суточные.

Обращают судьи также внимание и на обоснованность расходов. Скажем, если сотрудник может добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы вряд ли могут считаться оправданными. К такому выводу пришли судьи ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 15 ноября 2005 г. N Ф04-7834/2005(16898-А27-32), Ф04-7834/2005(16904-А27-32). В деле сотрудник купил билет на самолет из Новокузнецка в Тюмень через Москву. Тогда как прямой переезд на поезде в купе обошелся бы на порядок дешевле.

Смотрите также по теме: