Расходы по найму жилого помещения - Работник проживал в гостинице

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки.

Практически это количество ночей, проведенных в данной местности.

Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и «расчетного часа», принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах – 12.00 по местному времени.

Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов.

Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:
– наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
– фамилию, имя, отчество потребителя;
– сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
– цену номера (места в номере);
– другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности – гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Бухгалтеру чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности «Счет» (формы № 3-Г, или № 3-Гм), который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов.

Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания.

Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.

Если работник пользовался автостоянкой гостиницы, то оформляется квитанция по форме № 11-Г «Автостоянка», которая также является бланком строгой отчетности.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего), выписывается квитанция по форме № 12-Г «Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг», тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Добавим, что бронирование номера в гостинице относится к дополнительным услугам, оказываемых гостиницей. То есть суммы затрат по бронированию номера подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15). Судьи рассуждали так. Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения.

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительны-ми объектами);

суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Как установлено судом и следует из материалов дела, командировочные расходы не приняты налоговым органом для целей налогообложения, поскольку не включены в перечень таких расходов в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Не поименованные в этой статье затраты на заказ и возврат билетов и взимаемый при покупке билета сервисный сбор также относятся к оплате проезда работника.

Бронирование номера в гостинице прямо относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницами. Таким образом, у налоговиков отсутствовали основания для исключения рассматриваемых расходов из состава затрат.

При непредставлении (утрате) работником документов, подтверждающих осуществленные расходы по найму помещения, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника. При этом следует учесть нюансы в налогообложении (налогообложение возмещаемых расходов без предоставления оправдательных документов рассмотрено ниже).

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: