Технологическая схема прохождения документов от получения (создания) до хранения. Особенности организации хранения документов на разных этапах жизни документа
Автор: Методический материал
Дата: 2019-08-08 Переход на главную
Технологическая схема прохождения документов от получения (создания) до хранения. Особенности организации хранения документов на разных этапах жизни документа
Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.
Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения.
Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.
Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:
хранилища для хранения документов;помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
помещение для работы исследователей (читальный зал);
рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).
К хранилищу документов предъявляются следующие требования:
оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы.
Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.
Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.
Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.
Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации.
В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.
Смотрите также по теме:
Переход к следующему ответу
Просмотров: 625
|